Auftragsabwicklung
Vom Angebot bis zur Gutschrift

Die gesamte Auftragsabwicklung inklusive der Beschaffung (Anfrage, Bestellung) kann einem Projekt zugeordnet werden. Über die Projektnummer können Auswertungen über das Projekt hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit gefahren werden, da auch sämtliche dem Projekt zugehörigen Eingangsrechnungen erfasst werden können. Wird überwiegend projektbezogen gearbeitet, kann die Vergabe eines Projektes als obligatorisch eingestellt werden.

Bereits im Angebot kann der kalkulierte Deckungsbeitrag angezeigt werden. Es wird darauf hingewiesen, wenn die Kalkulation unterschritten wird oder aber der angezeigte Einkaufspreis veraltet ist. Eine Übersicht zum kalkulierten Deckungsbeitrag kann ausgedruckt werden.

Es kann nach Auftragsnummern gesucht werden, wobei außer der Auftragsnummer auch der dazugehörige Kunde angezeigt wird. Kunden können entweder über die Eingabe der Kundennummer oder durch Eintippen des Firmennamens aufgerufen werden.

Sie können Bilder oder Fotos in alle Dokumente der Auftragsabwicklung und Beschaffung implementieren. Ebenfalls können Textbausteine oder freie und unbegrenzte Artikeltexte zu den Artikeln eingefügt werden, frei editierbar nach den üblichen Formaten aus MS-Word (Schriftart und -größe, Blocksatz etc) oder farbig.

Sie können innerhalb der Auftragsbearbeitung sehen, ob der Kunde diesen Artikel bereits zu einem früheren Zeitpunkt bezogen hat und zu welchem Preis.

Sie können innerhalb eines Auftrags den Mehrwertsteuersatz des Artikels ändern, ohne dass dieser grundsätzlich geändert wird. Die Mehrwertsteuer wird pro Steuersatz getrennt ausgewiesen. Außerdem werden bei unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen innerhalb einer Rechnung die Steuersätze pro Artikel innerhalb der Rechnung angezeigt.

Es können pro Position (pro Artikel) unterschiedliche Liefertermine eingegeben werden, nach Kalenderwoche oder Fixtermin. Sie erscheinen dann jeweils bei den einzelnen Artikeln in der Auftragsbestätigung und im Lieferschein.

Aus einem Auftrag können für alle benötigten Artikel Bestellungen beim jeweiligen Hauptlieferanten generiert werden. Dabei werden sowohl hinterlegte Mindestmengen als auch bereits offene Abgänge und Zugänge berücksichtigt.

Es können die Daten (Artikel, Preise und Artikeltexte) aus vorhandenen Anfragen, Bestellungen, Angeboten oder Aufträgen in Angebot oder Aufträge übernommen werden.

Ist ein Kunde mit seinen Zahlungen im Rückstand, d.h. hat er die erste Mahnstufe erreicht, wird die Annahme von weiteren Aufträgen gesperrt und kann nur durch einen Vorgesetzten außer Kraft gesetzt werden.

Es kann ein interner Auftrag ausgedruckt werden, der die benötigten Stückzahlen aufweist. Seriennummern können hier eingetragen werden und ggf. Montagezeiten notiert werden.

Es können bis zu vier Anzahlungsrechnungen pro Auftrag erstellt und bei Rechnungsstellung angerechnet werden. Gibt es eine Anzahlungsrechnung, ohne dass diese bei der Fakturierung berücksichtigt wurde, erscheint ein Hinweis, dass eine Anzahlungsrechnung existiert.